Adjoint ou adjointe à l’enseignement universitaire – activité de simulation

Informations de base

Conditions de travail

Mandat

IMPORTANT: Le présent affichage est réservé exclusivement aux employés des établissements intégrés à Santé Québec. Les candidatures externes à Santé Québec ne seront pas considérées.

Il s’agit d’un emploi à temps complet (35h par semaine)

 

SOMMAIRE DE LA FONCTION
Sous l’autorité de la cheffe de service des activités de soutien à l’enseignement de la Direction de l’enseignement et des affaires universitaires (DEAU), la personne assume la responsabilité des tâches administratives associées à la gestion des activités de simulation in situ et décentralisées. Elle est responsable du fonctionnement administratif de la simulation et voit aux relations internes et externes. De plus, elle apporte un soutien administratif aux activités d’enseignement de la DEAU. 

LES RESPONSABILITÉS GÉNÉRALES
• Assurer un soutien clérical pour l’équipe de la simulation à la santé 
• Assurer le suivi des communications téléphoniques et des courriels;
• Répondre aux demandes d’information;
• Compiler, vérifier et traiter des données au moyen des outils informatiques appropriés; 
• Concevoir et rédiger divers documents à l’aide de logiciels (lettre, rapport, tableau, présentation, document de référence, formulaire, outil de travail, compte-rendu, etc.);
• Assurer la mise à jour et l’amélioration de différents documents, outils de travail et procédures;
• Respecter les politiques, les procédures, et les règlements en vigueur dans l’établissement et dans les maisons d’enseignement partenaires;
• Participer à l’amélioration continue de la qualité, notamment en s’impliquant dans divers comités de travail;
• Assister aux rencontres d’équipe, ainsi qu’aux rencontres ponctuelles prévue par le gestionnaire, par la direction ou par les maisons d’enseignement;

LES RESPONSABILITÉS SPÉCIFIQUES

Simulation 
• Travailler de concert avec le personnel œuvrant sur les projets de simulation pour bien comprendre leurs objectifs et ainsi les appuyer dans la mise en place des expériences de simulations;
• Assurer la gestion de la boîte courriel générique de la simulation ;
• S’assurer de la mise à jour continue des documents ;
• Maintenir à jour le calendrier des activités de simulation (réservations iris) ;
• Maintenir à jour les inventaires en collaboration avec l’équipe terrain ;
• Maintenir à jour le fichier des entretiens, des contrats de service et des garanties;
• Collaborer au transport du matériel intersite nécessaire à la simulation ;
• Coordonner la non-disponibilité des mannequins qui doivent être réparés/entretenus avec les activités de simulation prévues. Communiquer avec les fournisseurs selon le besoin ;
• Concevoir et optimiser les outils administratifs servant à la simulation;
• Faire la compilation des fiches de présence et des évaluations des activités;
• Compiler les statistiques périodiques pour le rapport annuel;
• Assumer la responsabilité des communications internes et externes en lien avec la simulation (ex : PDRH, autres directions, Pédagogia, Fournisseurs)
• Rédiger les procès verbaux et préparer les ordres du jour pour les comités de gouvernance en simulation.

Activités d’enseignement   
• Collaborer avec l’équipe administrative de la direction en lien avec les guides d’enseignement patients; 
• Faire la compilation des activités d’enseignement ou de formation continue pertinentes à notre clientèle au sein du CHU et en faire la diffusion;
• Tout autre tâche requise pour le bon fonctionnement du secteur .

Exigences

• Diplôme d’études collégiales (DEC) ou attestation d’études collégiales(AEC) en secrétariat ou en bureautique
OU
• Diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat ou en bureautique ou Diplôme d’études secondaires avec mention métier en secrétariat ou en bureautique et 6 mois d’expérience comme secrétaire
OU
Diplôme d’études secondaires et un an d’expérience comme secrétaire

Réussite des tests de qualification suivants: Français avancé, Word intermédiaire et Excel de base

Les diplômes exigés pour l’emploi, qui auraient été obtenus hors Québec, doivent être obligatoirement accompagnés d’une évaluation comparative des études effectuées hors Québec (ÉCEEHQ) émise par le ministère de l’Immigration, Francisation et Intégration du Québec.

Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais nous communiquerons uniquement avec celles retenues pour une entrevue.

Accès à l'égalité en emploi

Conformément à la Loi sur l'Accès à l'égalité en emploi, tous les établissements de santé et de services sociaux appliquent un programme d'accès à l'égalité. De ce fait, les personnes issues des groupes visés (femme, autochtone, minorité visible, minorité ethnique et personne handicapée) sont encouragées à faire parvenir leur candidature. De plus, des mesures d'adaptation peuvent être offertes aux personnes handicapées en fonction de leurs besoins. Selon le contexte, le genre masculin ou féminin utilisé dans les affichages désigne aussi bien les femmes que les hommes.