Technicien(ne) en administration – finances

Informations de base

Conditions de travail

Mandat

IMPORTANT: Le présent affichage est réservé exclusivement aux employés des établissements intégrés à Santé Québec. Les candidatures externes à Santé Québec ne seront pas considérées.

Sous l’autorité de la chef de service projets spéciaux – administration et finances, la personne titulaire de ce poste effectue des travaux reliés, à la gestion financière, à l’organisation du travail et à la planification de l’exécution de travaux complexes à caractère administratif en faisant la cueillette et l’analyse de données. 

Elle effectue des suivis financiers périodiques en lien avec les différentes enveloppes budgétaires du NCH. À partir d’une connaissance approfondie des systèmes d’information, elle établit des procédures de cueillette et d’analyse de données afin de produire différents dossiers financiers et administratifs.
Le titulaire de ce poste doit avoir une facilité à communiquer, car il y a beaucoup d’interactions avec les différentes directions du CHU de Québec – Université Laval et la SQI. Elle assiste son supérieur dans l’exécution de certains mandats spéciaux reliés à son secteur d’activité.

LES RESPONSABILITÉS GÉNÉRALES

• Assurer la gestion et le suivi des enveloppes budgétaires du projet NCH, incluant la préparation des documents financiers, l’analyse des écarts et la mise à jour des projections.
• Participer à la reddition de comptes et à l’évaluation des impacts financiers liés aux échéanciers, ainsi qu’à la planification des ressources et des formations.
• Compiler et analyser les données pour alimenter les tableaux de bord et concevoir des outils d’aide à la décision stratégique.
• Contribuer à la gestion de projet en appuyant le suivi des coûts, des délais et des jalons, tout en collaborant à l’élaboration des procédures administratives et à divers mandats connexes.

LES RESPONSABILITÉS SPÉCIFIQUES
1. Volet Finances :

• Faire le suivi périodique des différentes enveloppes budgétaires du NCH (Frais administratif contingent, RH transition, équipements, bureau de projet, formations)
• Préparer périodiquement la documentation relative au suivi budgétaire selon des critères ciblés par le directeur, identifie les écarts significatifs et la nature de ceux-ci (salaires, fournitures, types de fournitures)
• Valider et maintenir à jour les projections financières des différentes enveloppes budgétaires du NCH en communiquant avec les directions concernées afin de recueillir et compiler des données probantes.
• Participer à la préparation des documents de reddition de comptes pour la SQI
• Évaluer les risques potentiels en cas de glissement d’échéancier d’une composante (analyse de risque, méthodologie des coûts)
• Évaluer les impacts financiers de la prolongation de l’échéancier de chacune des composantes et de l’échéancier global du projet NCH
• Accompagner les directions dans leur planification et projection des formations nécessaires pour chaque composante
• Effectuer des requêtes financières à partir de l’entrepôt de données financières

2. Performance et administratif

• Compiler les données par composante du projet afin d’alimenter les tableaux de bord et les indicateurs de performance
• Concevoir des outils d’aide à la décision stratégique pour le bureau de projet.

3. Budgétisation

• Répartir le financement des enveloppes budgétaires dans les différents projets suite aux autorisations ministérielles
• Élaborer des plans d’effectifs pour le suivi financier des ressources humaines des différentes directions
• Compléter le formulaire de demande d’ouverture / fermeture de comptes et le transmet à la DRF

4. Gestion de projet et trajectoire équipements NCH

• Participer à la rédaction des réquisitions en intégrant le volet financier
• Contribuer à la réalisation de divers projets qui nécessitent une implication directe de ses compétences et connaissances en utilisant les approches préconisées (Lean, gestion de projet)
• Collaborer au suivi et à l’évaluation de la mise en œuvre du projet par des bilans réguliers pour contrôler l’état d’avancement des différentes étapes, le suivi du calendrier et jalons, les coûts et les délais pour finalement produire un bilan final

5. Autres

• Collaborer à la validation des horaires dans l’application paie-RH
• Participer à tout comité nécessitant sa contribution
• Maintenir ses connaissances et compétences en fonction des exigences, des obligations, des changements relatifs à sa fonction
• Participer à l’élaboration des procédures administratives
• Réaliser tout autre mandat et fonction connexe provenant de son supérieur immédiat

Exigences

• DEC ou AEC en techniques administrative profil comptabilité ou de gestion 
•  Posséder un minimum d’une année d’expérience pertinente à la gestion administrative et budgétaire. 
• Connaissance de l’application du module gestion de projet Espresso est un atout
• Connaissance intermédiaire des outils Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint) et de Microsoft Teams.
• Esprit d’équipe et de collaboration
• Autonomie, initiative
• Courtois
• Capacité à gérer son stress
• Rigueur dans l’accomplissement de ses tâches
• Gestion des priorités et sens des responsabilités

Les diplômes exigés pour l’emploi, qui auraient été obtenus hors Québec, doivent être obligatoirement accompagnés d’une évaluation comparative des études effectuées hors Québec (ÉCEEHQ) émise par le ministère de l’Immigration, de la Francisation et de l’Intégration (MIFI).

Les avantages de travailler au CHU de Québec-Université Laval: 
• 4 semaines de vacances après 1 an de service à temps complet ou au prorata des heures travaillées*; 
• 13 congés fériés payées par année*;   
• Banque de 9,6 jours de maladie payées*; 
• Contribution à un régime public de retraite à prestations déterminées (RREGOP); 
• Programme d’assurance collective 
• Programme d’aide aux employés (PAE); 
• Programme privilège CHU donnant accès à plusieurs rabais et activités. 
• Et bien plus encore! Voir notre site: https://portailrh.chudequebec.ca/

*L’admissibilité à certains avantages sociaux varie selon le statut d’emploi et le nombre d’heures travaillées. Les employés qui ne répondent pas aux critères d’admissibilité bénéficieront plutôt de bénéfices marginaux.

Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais nous communiquerons uniquement avec celles retenues pour une entrevue.

Regroupant le CHUL, L’Hôtel-Dieu de Québec, l’Hôpital de l’Enfant-Jésus, l’Hôpital du Saint-Sacrement et l’Hôpital Saint-François d’Assise, le CHU de Québec-Université Laval est le plus important centre hospitalier universitaire du Québec et l’un des plus grands au Canada. Dispensant des soins généraux et spécialisés, mais surtout surspécialisés, le CHU de Québec-Université Laval dessert la population de tout l’est du Québec, soit un bassin de près de deux millions de personnes. Étroitement lié à l’Université Laval et orienté vers l’avenir, il détient également une mission d’enseignement, de recherche dans de nombreux domaines d’excellence et d’évaluation des technologies et des modes d’intervention en santé.

Accès à l'égalité en emploi

Conformément à la Loi sur l'Accès à l'égalité en emploi, tous les établissements de santé et de services sociaux appliquent un programme d'accès à l'égalité. De ce fait, les personnes issues des groupes visés (femme, autochtone, minorité visible, minorité ethnique et personne handicapée) sont encouragées à faire parvenir leur candidature. De plus, des mesures d'adaptation peuvent être offertes aux personnes handicapées en fonction de leurs besoins. Selon le contexte, le genre masculin ou féminin utilisé dans les affichages désigne aussi bien les femmes que les hommes.