Technicien(ne) en administration – volet secrétariat

Informations de base

Conditions de travail

Mandat

IMPORTANT: Le présent affichage est réservé exclusivement aux employés des établissements intégrés à Santé Québec. Les candidatures externes à Santé Québec ne seront pas considérées.

Nous avons deux besoins à l’Hôpital de l’Enfant-Jésus et un besoin au CHUL.

Sous l’autorité immédiate de la directrice ou du directeur, la personne titulaire de ce poste assume la responsabilité de l’ensemble des tâches associées au soutien administratif et de secrétariat. Plus spécifiquement, elle planifie, organise, coordonne et contrôle les activités relatives au soutien clérical et administratif.

Elle est la collaboratrice du directeur ou de la directrice et le/la soutient dans la gestion de tous les éléments stratégiques et assure un suivi autonome et rigoureux des différents mandats et dossiers auprès des autres membres de la direction, des autres directions et des partenaires externes. Elle procède à la documentation, l’analyse et la transmission de données et accomplit une gamme variée de travaux de secrétariat à l’aide de la technologie informatique. Elle est responsable du fonctionnement administratif de la direction et voit aux relations internes et externes de celle-ci.

Responsabilités spécifiques :
• Assiste le directeur ou la directrice dans l’exercice de ses fonctions, notamment en coordonnant divers mécanismes de communications avec les instances internes et autres partenaires externes;
• Répond, selon sa compétence, aux diverses demandes adressées par téléphone, courriel ou autres;
• Assume la planification et l’organisation d’agenda du directeur ou de la directrice, tel que gestion des appels, du courrier, des courriels et de l’agenda, préparation de documents pré-rencontre, préparation et envoi de lettres et courriers, transcription de compte-rendu et d’ordres du jour de comités.
• Signale les éléments de courrier, courriel, ou appels à caractère important et/ou urgent;
• Planifie les rencontres de divers comités, assure la logistique de diverses réunions : valide disponibilité des participants et convoque ceux-ci à différentes réunions, réserve les salles, l’équipement, prépare les dossiers nécessaires et/ou documents audiovisuels ;
• Gère l’ensemble des documents, information et différents partages, selon le plan de classification défini. Assure l’épuration périodique des dossiers;
• Transcris, rédige, corrige et effectue la mise en page de divers documents à l’aide d’outils informatiques variés;
• Gère les accès informatiques et assure le suivi des comptes de dépenses en s’assurant d’avoir les documents requis;
• Collabore à la rédaction et à la mise à jour des procédures de travail entourant ses fonctions;
• Assure le suivi du calendrier des vacances annuelles et sa transcription dans Logibec en collaboration avec le supérieur immédiat;
• Représente une référence pour les autres collaboratrices de la direction pour l’ensemble des tâches administratives et logistiques;
• Participe et coordonne divers mandats et dossiers qui lui sont délégués dans le cadre du soutien de la direction;
• Accomplit toute autre fonction connexe à la demande de sa supérieure immédiate.

Exigences

DEC ou AEC en secrétariat ou en bureautique

OU

DEC ou AEC ou formation universitaire et un (1) an d’expérience récente et pertinente à la fonction et réussite obligatoire des examens suivants : Français avancé, Word intermédiaire

Qualités personnelles et professionnelles :
• Esprit d’équipe et de collaboration;
• Sens de l’organisation et de la planification;
• Autonomie, initiative;
• Leadership;
• Capacité à gérer son stress.

Les avantages :
– 13 congés fériés par année;
– 4 semaines de vacances après 1 an de service;
– Banque de 9,6 jours de maladie;
– Programme d’assurance collective;

Accès à l'égalité en emploi

Conformément à la Loi sur l'Accès à l'égalité en emploi, tous les établissements de santé et de services sociaux appliquent un programme d'accès à l'égalité. De ce fait, les personnes issues des groupes visés (femme, autochtone, minorité visible, minorité ethnique et personne handicapée) sont encouragées à faire parvenir leur candidature. De plus, des mesures d'adaptation peuvent être offertes aux personnes handicapées en fonction de leurs besoins. Selon le contexte, le genre masculin ou féminin utilisé dans les affichages désigne aussi bien les femmes que les hommes.